机关档案与印章管理规定

一、档案管理规定

1、凡市总工会在公务活动中形成的文字材料均属于归档范围，应严格按照《档案法》的规定，依法管理，各部室及个人不得据为己有或者拒绝归档。

2、承办部室必须妥善保管交办文件，接受档案管理员的业务指导，并主动做好配合；档案管理员应根据档案管理要求安排定期清理存档。

3、在市委机要局签收、市政府文件交换站领取的文件，市委、市政府领导批示件，市人大、市政协来文，人民来信等必须单独登记，办公室负责及时催收、归档；相关部室积极配合。

4、各部室应在每年的第一季度将上一年度公文案卷移交档案管理员归档。档案管理员负责存档材料的收集、整理、立卷和定期存档工作；归档范围内的公文应当确定保管期限，并按照有关规定定期移交市档案主管部门。

5、各部室负责本部门文书档案立卷管理，如需移交办公室统一管理应填写《市总工会归档明细表》，交办公室统一管理。

档案管理实行专人负责，集中保管，分类管理，按照市档案部门的要求，逐步实现规范化、标准化管理。

二、印章管理规定

1、市总工会党组章、市总工会公章的管理

市总工会党组章由办公室主任保管，需经党组书记同意后方可使用。

市总工会公章由办公室负责保管；凡使用市总工会公章（包括文件、便函、介绍信、上报材料等），需主要领导、分管领导签批同意，同时留下存档文件或材料（文件和原稿共计2份）；特殊情况下，急需使用市总工会公章时，由办公室主任请示主要领导或分管领导并做好记录，事后完善相关手续。一般性材料、制度报表等用印由各部室负责人报告分管领导。公章保管人员要做到热情耐心、认真负责，并做好保密及使用登记工作；用印要严谨、端正、清晰。

用印章前，用印人应对材料或公文格式、文头、标题等作必要的检验，确无差错，方可使用；使用印章一律在办公室内进行，印章管理人员亲手盖印，不得让他人代理。

2、部室印章的管理

各部室印章应确定专人保管，建立使用登记制度。

3、财务印鉴的管理

     法人代表印鉴与机关财务印鉴实行分开保管，即由办公室保管法人代表印鉴，财务印鉴章由主办会计保管、出纳保管出纳印鉴。使用法人代表印鉴（除财务用外），一般需请示法人代表，征得同意后，方可使用。